Kunde/Unternehmen:  GPV Austria GmbH

Ansprechperson/Auftraggeber: Doris Schönleitner, HR

Branche: Elektromaschinenbau

Rolle des Interimsprojektes: Head of Finance

Dauer des Interim Mandates: 01.04.2022 bis 31.08.2022

Interimsmanager: Robert Kwisda

Welche Ziele wollten Sie durch ein Interimsmandat erreichen?

Weshalb haben Sie den Interim Manager für besonders geeignet gehalten?

Seniorität, Führungsstärke und Erfahrung in kritischen Situationen waren uns für die Durchsetzung der anstehenden Projekte und Stabilisierung des Teams wichtig. Sicherheit in der Kommunikation mit dem Führungsteam und im Konzern sowie klare Prioritätensetzung hatten für die erfolgreiche Bewältigung der Situation große Bedeutung.

Welche Prioritäten haben Sie mit dem Finance Manager festgelegt?

• Kurzfristige Übernahme des Aufgabengebietes 
• Termingerechte Fertigstellung der Arbeiten für den Jahresabschluss 
• Unterstützung bei der Abänderung von Prozessen im Zuge der Software-Umstellung

Wie würden Sie die wichtigsten Ergebnisse des Projektes zusammenfassen?

•  Implementierung des ERP Systems und Finance Prozesse für den GO Live Termin vorbereiten und fertigstellen
• Reporting an Konzern sicherstellen
• Intercompany Verrechnung aufarbeiten und wenn nötig anpassen

Es steht in den Unternehmen wieder die Budgetierung und Planung an. Wir beraten unsere Kunden laufend zu Lösungsmöglichkeiten im Finanzbereich und Budgetierung. 

Noch vor einem Monat haben wir für A geplant und nach kürzester Zeit sehen die Lage und die Planungsumstände wieder komplett anders aus und B trifft ein.

Die Inflationsrate wird hingegen der Prognosen aus Juli 2022 – von © Statista 2022 – vielleicht sogar höher ausfallen. Die Inflationsrate für August 2022 lag laut Statistik Austria bei 9,10 % zum Vorjahr (https://finanzrechner.at/statistik/inflation).

Prognosen zur Inflationsrate in Österreich von 2022 bis 2027 (gegenüber dem Vorjahr) (Stand 07/2022):

Welche Fragen beschäftigt die Planungsverantwortlichen derzeit besonders:

• Rohstoffpreise steigen oder fallen wieder?
• Verfügbarkeit von Rohstoffen vorhanden oder auf Wartezeiten einstellen?
• Produktnachfrage im Sinken oder im Steigen?
• Strompreis weiter im Steigen oder Peak erreicht?
• Unsicherheit bei Gasversorgung und -preis?
• Wo geht die Inflation hin und in welcher Höhe sind Gehalts/Lohn-Erhöhungen einzuplanen?
• Sind die notwendigen Verkaufspreise durchsetzbar?
• Können genügend Fachkräfte eingestellt werden? Zu welchen Kosten und wie wirkt sich das auf die Produktion aus?

In wenigen Schritten zum Budget:

Unternehmensziele festlegen und Bereichsziele ableiten

Das Topmanagement gibt in der Regel die strategischen Ziele vor. Evt. kann dies in einer BSC dargestellt werden. Untergeordnete Organisationseinheiten übersetzen diese in ihre strategischen Bereichsziele. Die Unternehmens-BSC wird auf mehrere Bereichs-Balanced Scorecards heruntergebrochen. 

Aktivitäten und Maßnahmen planen

Die Budgetverantwortlichen klären, welche Aktivitäten und Maßnahmen am besten geeignet sind, um diese Ziele zu erreichen. 

Dafür notwendige Investitionen und Kosten ermitteln

Welche Kosten, Investitionen und die erzielbaren Umsätze anfallen und welche Auszahlungen damit verbunden sind. Investitionen und Kosten werden in ihrer voraussichtlichen Höhe abgeschätzt.

Zeitplan erstellen

Sie hinterlegen einen Zeitplan; festgelegt werden wann Aktivitäten und Kosten anfallen. Zusätzlich auf einem Zeitstrahl auftragen.

Budgetbedarf formulieren

Nun wird der Bedarf an finanziellen Mitteln oder an anderen Ressourcen abgeklärt und formulieren den Budgetbedarf für den gesamten Zeitraum, bis die Aktivität abgeschlossen werden kann und die Ziele oder Ergebnisse erreicht sind.

Entscheidungsvorlage erstellen

Eine Entscheidungsvorlage für die Entscheider erarbeiten, beschreiben und erklären im Bedarfsfall.

Entscheidungsvorlage und Budgetbedarf prüfen

Budget freigeben

Budgets bei Bedarf anpassen

Budgetverbrauch prüfen und gegebenenfalls eingreifen

Szenarienentwicklung hilft?

Mehrere Szenarien zu entwickeln kann ein guter Ansatz sein, in dieser unsicheren Zeit mit vielen unberechenbaren Variablen umzugehen. Meilensteine entwickeln und Investitionen gezielt und flexibel umsetzen.

Auch wir können dazu keine allgemein gültige Antwort geben! Was aber SICHER ist, planen sie mit Sensitivitäten und schauen sie sich genau den Liquiditätsbedarf dazu an. 

Wir von Wolkenblau sehen die Finance-Welt etwas anders. Wir sind ein Team von Finance-Professionals, die ihre Erfahrung aus operativen Finance und Accounting Funktionen mit Projekt Know-how kombinieren.

Wir denken Finance weiter, entwickeln maßgeschneiderte Ansätze im Finanzmanagement und stehen für neueste Technologien und Methoden. Wir gehen neue und spannende Wege für unsere Kunden.

Wir verstärken unser Team und suchen deshalb erfahrene Rechnungswesen Profis für den Bereich
Accounting Professionals
auf selbstständiger Basis

Wir von Wolkenblau sehen die Finance-Welt etwas anders. Wir sind ein Team von Finance-Professionals, die ihre Erfahrung aus operativen Finance und Accounting Funktionen mit Projekt Know-how kombinieren.

Wir denken Finance weiter, entwickeln maßgeschneiderte Ansätze im Finanzmanagement und stehen für neueste Technologien und Methoden. Wir gehen neue und spannende Wege für unsere Kunden.

Wir verstärken unser Team und suchen deshalb erfahrene Rechnungswesen Profis für den Bereich
Group Accounting – Konsolidierung
auf selbstständiger Basis

Kunde/Unternehmen:  Synthesa Chemie GmbH

Branche: Erzeugung und Handel von Produkten des Baubedarfs und Baunebenprodukten

Rolle des Interimprojektes: Debitorenbuchhaltung

Dauer des Interim Mandates: 9/2021 bis 6/2022

Welche Ziele wollten Sie durch ein Interimsmandat erreichen?

Weshalb haben Sie den Interim Accountant für besonders geeignet gehalten?

Frau Wotruba konnte bereits im ersten Gespräch mit Fachkompetenz und Erfahrung überzeugen. Sie konnte die Situation richtig einschätzen und hatte gute Kenntnisse in SAP. 

Welche Prioritäten haben Sie mit dem Interim Accountant festgelegt?

• Kurzfristige Übernahme des Aufgabengebietes 
• Termingerechte Fertigstellung der Arbeiten für den Jahresabschluss 
• Unterstützung bei der Abänderung von Prozessen im Zuge der Software-Umstellung

Wie würden Sie die wichtigsten Ergebnisse des Projektes zusammenfassen?

In einer schwierigen Veränderungsphase konnte sich die Finanzleiterin darauf verlassen, dass die Aufgaben termingerecht fertiggestellt werden und die Deadlines für die Abschlüsse eingehalten werden. Notwendige Prozessumstrukturierungen wurden angestoßen und umgesetzt, der Informationsfluss wurde angepasst..

Durch die Folgen der Covid-Krise wurden in vielen Branchen die Liquiditätsreserven aufgezehrt. Die Erholung bleibt aus, die Russland-Ukraine-Krise sorgt erneut für eine angespannte Wirtschafts-Situation. Quo vadis Liquidität?

Kaum haben die Unternehmen die durch die Covid-Krise geschaffene Wirtschaftsabkühlung vorübergehend überstanden, schon prasselt die nächste Krise auf die Unternehmen ein, welche den notwendigen Aufschwung hemmt. Dies bestätigt auch eine kürzlich erstellte Umfrage des KSV1870. Rd. 80 % der Betriebe schließen nicht aus, mittel- oder langfristig in einen (vorübergehenden) Liquiditätsengpass zu schlittern. Davon meinen 9% der Unternehmen, dass sie bereits ihre liquiden Mittel aufgebraucht hätten und nicht klar sei, wie die nächsten Monate zu überdauern sein könnten.

Aus der Umfrage geht hervor, dass zwar für 27 Prozent der Befragten das laufende Jahr gesichert ist, darüber hinaus gibt es aber einige Fragezeichen. Weiters sind für 13 Prozent die Jahre 2022 und 2023 gesichert, für 32 Prozent die nächsten drei bis fünf Jahre.

Quelle: https://www.ksv.at/pressemeldungen/80-betriebe-befuerchten-liquiditaetsengpass

An der Umfrage, erhoben vom KSC1870 und dem Markt- und Meinungsforschungsinstitut Marketagent, haben sich rd. 1300 Unternehmen aus Österreich beteiligt.

Dies bestätigt auch die zusätzliche Blitzumfrage die Wolkenblau über Linkedin durchgeführt hat. Wir haben Finance-Verantwortliche gefragt, ob die hohe Inflation sich in einen höheren Liquiditätsbedarf widerspiegelt.

Worauf ist zu achten, wenn die Liquidität knapp ist?

Nachfolgend finden Sie eine Anleitung, wie Sie eine kurzfristige Liquiditätsplanung auf Wochenbasis durchführen (direkte Ermittlung).

• Eine wöchentliche Darstellung der Liquiditätsplanung ist besonders wichtig – wer glaubt, es würde eine monatliche Betrachtungsweise reichen, der wird spätestens am 15. des Monats, zum Zeitpunkt der Zahlung der Lohnnebenkosten und der UVA erkennen, dass es eng werden könnte (Ausnahme – es sind genügend Cashreserven bzw. Kreditlinien vorhanden).

• Ermittlung des Cash-Status aus der Buchhaltung sowie aus den Bankkonten/Kassen

• Bestehenden freien KKK ermitteln – Vorsicht bei gegebenen Garantien und L/C´s, diese vermindern den zur Verfügung stehenden Rahmen.

• Debitoren – die bestehenden Debitoren sollten tagesaktuell in der Buchhaltung verbucht sein, die ERP- oder Buchhaltungssysteme können die Daten entsprechend exportieren bzw. weiterverarbeiten. Wenn kein Fälligkeitsdatum bei der einzelnen Forderung hinterlegt ist, ist sicherlich ein Zahlungsziel hinterlegt. So oder so können Sie den zu erwarteten Eingang der Forderung z.B. in MS Excel darstellen. Bitte beachten Sie die Werthaltigkeit der Forderungen!

• Kreditoren – gleiche Vorgehensweise – nur den Auszahlungen in den jeweiligen Kalenderwochen zuzuordnen (siehe Zahlungsziel oder Fälligkeitsdatum).

• Gibt es Aufträge, die gerade in der Pipeline sind bzw. fertig werden? Dann sind diese dementsprechend in der kurzfristigen Liquiditätsplanung zu berücksichtigen.

• Gemäß Ihrer fachlichen Einschätzung als ordentlicher Kaufmann werden Sie realistische, zukünftige Aufträge/Verkäufe und somit Einnahmen einschätzen können und ebenfalls der jeweiligen Kalenderwoche als Eingang zuordnen (unter Berücksichtigung der notwendigen Ressourcen, Materials etc.). Die zukünftigen Ausgaben, welche für die Produktion/Dienstleistung/Leistungserstellung anstehen, sind ebenfalls in die jeweilige Kalenderwoche einzutragen. Bedenken Sie, dass neue Lieferanten evt. eine Zahlung in Voraus oder Anzahlungen erwarten.

• Zahlung der Gehälter und Löhne und Lohnnebenkosten – Vorsicht – im Sommer kommt die Urlaubsremuneration hinzu – es macht keinen Sinn, die 13./14. Gehalts- und Lohnauszahlung auf 12 Monate aufzuteilen – dies entspricht nicht dem Liquiditätsfluss! Eine genaue Ermittlung unter Eintragung der zusätzlichen Auszahlung der Urlaubsremuneration ist entscheidend!

• Auszahlungen für die Aufrechterhaltung des laufenden Betriebs beinhalten größtenteils Auszahlungen im Rahmen des sonstigen betrieblichen Aufwands und stellen meist regelmäßige Zahlungen dar (Miete, Leasing, Energie, Steuerberatung, Versicherungen, Instandhaltungen etc). Diese Auszahlungen sind ebenfalls in die jeweilige Kalenderwoche einzutragen.

• UVA – vergessen Sie nicht auf die UVA – Für zukünftige Einnahmen und Auszahlungen ist diese separat zu ermitteln und jeweils rd. 6 Wochen danach in der jeweiligen Kalenderwoche zu berücksichtigen – Vorsicht bei einer ermittelten Gutschrift, diese steht Ihnen nicht sofort zur Verfügung.

• Begleichung etwaiger Kapitaldienste/Rückzahlungen – diese sind ebenso zu berücksichtigen – hier kann evt. in Bankgesprächen eine vorübergehende Reduzierung vereinbart werden (Vorsicht – Gesellschafterdarlehen bei bereits in der Krise befindlichen Kapitalgesellschaften; diese sind eigenkapitalersetzend – siehe Eigenkapitalzersatz-Gesetz, EKEG).

• Etwaige Kapitaleinzahlungen durch Gesellschafter verbessern die Liquidität.

• Berücksichtigen Sie liquiditätserhöhende Förderungen, Zuschüsse und sonstige Unterstützungsmaßnahmen seitens des Bundes/des Landes/sonstiger Institutionen und Fördermittelgeber.

• Gibt es weitere dringend notwendige Zahlungen (evt. notwendige Investitionen), die zu einer Liquiditätsverminderung führen?

• Nachdem Sie alle zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben den Kalenderwochen zugeordnet haben, ist die Differenz in der jeweiligen Kalenderwoche zu bilden. Berücksichtigen Sie bitte, dass es zu Verschiebungen auf der Eingangsseite kommen kann – Ihre Kunden sind möglicherweise ebenso von der Krise betroffen. Bleiben Sie stetig in Kontakt zu Ihren wichtigsten Kunden wie auch Lieferanten!

• Sind Ihre Auszahlungen in allen Kalenderwochen gedeckt und Sie haben noch genügend Mittel frei, freuen wir uns für Sie! Wenn nicht, dann bewahren Sie kühlen Kopf und handeln rasch, aber überlegt.

• Der nächste Schritt – versuchen Sie den Prozess zu verbessern, zu standardisieren und zu automatisieren. Ziel ist, dass Sie regelmäßig eine aussagekräftige Vorschau erhalten, auf deren Basis Sie Entscheidungen treffen können! Verbessern Sie stetig die Aussagekraft und binden Sie jene für Sie relevanten KPI´s, welche Ihre Liquidität beeinflussen, ein.